روزنامه‌نگاران افراد بسیار پرمشغله‌ای هستند. آنها در طول روز، بیش از ۲۰۰ ایمیل دریافت می‌کنند. اگر می‌خواهید یک روزنامه نگار را برای پوشش خبری راه اندازی استارتاپ یا محصول جدید خود استخدام کنید، باید کار را تا حد امکان برای آنها ساده کنید بدون اینکه نیازی به جستجوی اطلاعات داشته باشند و زمان کمی را صرف آن کنند.
اما چگونه روزنامه نگاران می‌توانند به سرعت تمام حقایق، اعداد و عکس‌های مناسب برای پوشش کسب و کار شما به دست آورند؟ با استفاده از یک کیت خبری خوب!
حالا این کیت خبری چیست؟ اگرچه در مقاله جداگانه‌ای درباره کیت خبری (press kit) صحبت کردیم، اما بیایید قبل از اینکه انواع کیت مطبوعاتی را بررسی کنیم یکبار دیگر به جواب سوال پرس کیت چیست، بپردازیم.
پرس کیت یا کیت خبری چیست؟
کیت‌های مطبوعاتی یا کیت‌های خبری، در یک بسته منظم و قابل هضم، حقایق اصلی شرکتتان را برای روزنامه نگاران، خبرنگاران و به طور کلی رسانه‌ها ارائه می‌دهد. در واقع به روزنامه‌نگاران این امکان را می‌دهد تا درباره برند شما اطلاعات کسب کنند و به عکس‌ها و ویدیوها دسترسی داشته باشند و از آنها در محتوای خود استفاده کنند. کیت‌های مطبوعاتی تمام حقایق و ارقام مورد نیاز را در اختیار روزنامه نگاران قرار می‌دهد تا بتوانند بر بیان یک روایت جذاب تمرکز کنند.
این کار باعث صرفه جویی در وقت آنها و شما شده و در عین حال روابط رسانه ای شما را به شدت بهبود می‌بخشد. به همین دلیل است که روزنامه نگاران عاشق کیت‌های مطبوعاتی هستند! چون به آنها این امکان را می‌دهد تا بدون نیاز به رمز گشایی اطلاعات، به سرعت به اطلاعات مورد نیازشان دسترسی داشته باشند. همچنین آماده بودن یک کیت مطبوعاتی باعث صرفه جویی در وقت شما هنگام جمع آوری محتوا برای یک خبر فوری نیز می‌شود.
تفاوت کیت خبری و کیت رسانه ای
شاید بخواهید بدانید تفاوت بین کیت رسانه (Press Kit) و کیت خبری(Media Kit) چیست؟ باید بدانید که آنها تقریبا هیچ تفاوتی ندارند. این اصطلاحات اغلب به جای یکدیگر استفاده می‌شوند و می‌توانند بسته به سازمان‌ها متفاوت باشند. سازمان‌های مختلف ممکن است برای اهدافشان تعریف متفاوتی از آنها داشته باشند، اما عموماً معنای یکسانی دارند. حتی ویکی‌پدیا هم همین موضوع را بیان می‌کند.
انواع کیت خبری
برسیم به بحث اصلی؛ در روابط عمومی قدیمی، کیت مطبوعاتی (خبری) از طریق پست یا به صورت دستی در اختیار شما قرار می‌گرفت. امروزه کیت‌های مطبوعاتی دیجیتال این امکان را به شما می‌دهد تا هر جنبه‌ای از کیت رسانهای را در هر زمانی تعویض، به‌روزرسانی و یا تغییر دهید و به طور کلی به‌روز نگه‌داشتن اطلاعات و تطبیق آن با مخاطبان خاص را آسان می‌کند.
با عصر جدید کیت‌های مطبوعاتی دیجیتال، می‌توانید به سادگی لینک‌های کیت خبری دیجیتال به اشتراک بگذارید و حتی با استفاده از یک پلتفرم تحلیلی مانند Google Analytics، بر تعداد افرادی که از کیت رسانه شما بازدید می‌کنند، نظارت کنید.
گزینه اول، کیت خبری آنلاین یا الکترونیکی
این گزینه به سه دلیل می‌تواند انتخاب شما باشد:
- به روز رسانی آن آسان است
- به اشتراک گذاشتن آن آسان است
- کار با آن آسان است
با یک کیت رسانه الکترونیکی، فقط باید یک بار محتوایتان را به روز کنید. از آن لحظه به بعد، هر کسی که لینک کیت رسانه شما را داشته باشد، به‌طور خودکار به‌روزترین محتوایتان را می‌بیند!
همچنین شایان ذکر است که کیت خبری شما باید در دسترس همه باشد. روزنامه‌نگاران عموماً می‌دانند که لینک کیت مطبوعاتی یا رسانهای در پاورقی هر صفحه وب قرار دارد، بنابراین مطمئن شوید که لینک مربوطه را در پاورقی وب‌سایت خود قرار می‌دهید.
کجا می‌توانم کیت رسانه آنلاین خود را هاست کنم؟
می توانید با استفاده از وب سایت فعلی‌تان یک کیت رسانه ایجاد کنید. مواردی مانند سهولت استفاده و محدودیت‌های آپلود رسانه توسط سایت فعلی شما تعیین می‌شود، پس برای جزئیات با تیم فنی خود صحبت کنید.
از طرف دیگر، می توانید از یک سرویس آماده مانند newsroom برای ایجاد یک کیت رسانه در اتاق خبر خود استفاده کنید. مزیت اینجا این است که می‌توانید به راحتی کیت رسانه‌تان را از طریق کمپین‌های خود توزیع کنید، فایل‌های رسانهای نامحدودی را آپلود کنید و حتی آن را در وب سایت خودتان یا مشتریانتان ادغام کنید.
گزینه دوم، کیت خبری PDF
اغلب داشتن یک نسخه PDF از کیت رسانه ضروری است و هدف متفاوتی از کیت رسانه ای آنلاین دارد.
ویژگی اول یک کیت مطبوعاتی PDF این است که باید کوتاه باشد. دلیل اصلی این که باید یک نسخه PDF از کیت رسانه خود ایجاد کنید، این است که چیزی برای چاپ و توزیع فیزیکی در یک رویداد داشته باشید یا اینکه به عنوان نمونه در اختیار روزنامه نگاران قرار گیرد. به همین دلیل است که کیت خبری قابل چاپ برای مخاطب یا مناسبت خاصی طراحی می‌شود.
یک کیت مطبوعاتی PDF باید شامل موارد زیر باشد:
- بویلر پلیت یا درباره ما در کیت خبری متناسب با مخاطبانتان
- خلاصه ای بسیار کوتاه از محصول یا اخبار شما
- نقل قول از یک شخص مرتبط در کسب و کارتان
- جزئیات تماس از جمله نام، ایمیل، تلفن، پروفایل‌های اجتماعی، وب سایت
- نام برند یا برخی از تصاویر بصری
اما محدودیت‌های یک کیت خبری PDF بسیار زیاد است، از جمله مهم‌ترین آنها:
- وقتی آن را منتشر و توزیع می‌کنید، از کنترل شما خارج می‌شود. بنابراین فرصتی برای به روز نگه داشتن آن وجود ندارد.
- نمی‌توانید هیچ نوع رسانهای برای استفاده روزنامه نگاران در آن ضمیمه کنید.
- در صورت ارسال ایمیل، سرور گیرنده شما می‌تواند ایمیلتان را به عنوان هرزنامه شناسایی کند.
چه مواردی را باید در یک کیت مدیا گنجاند؟
می‌توانید هر آنچه را که می‌خواهید به کیت خبری خود اضافه کنید، اما اگر هدف شما پوشش در رسانه اکتسابی است، باید اصول اولیه را به درستی رعایت کنید.
موارد کلیدی که هر کیت خبری باید شامل شود، عبارت‌اند از:
- Boilerplate یه درباره ما
- بیوگرافی و نقل قول‌های تیم
- انواع لوگو
- تصاویر با وضوح بالا
- فیلم‌ها و فایل‌های صوتی، در صورت نیاز
- اطلاعات تماس
- لینک‌های اجتماعی
- برگه اطلاعات محصول یا خدمات
این موارد بخش‌های اساسی هر کیت خبری هستند و به گونه‌ای طراحی شده‌اند که روزنامه‌نگاران را با اطلاعات بیش از حد غافلگیر نکند. به طور کلی سعی کنید به موارد اصولی آن پایبند باشید.
هرچه چیدمان کیت رسانه شما یکنواخت‌تر باشد، پیدا کردن این موارد آسان تر و سریع تر خواهد بود. مراقب باشید که پیدا کردن جزئیات را برای خوانندگان سخت نکنید!
در ادامه مواردی بیان می‌شود تا شما را در مورد این چیدمان راهنمایی کند.
۱. درباره ما یا Boilerplate
یخش درباره ما، حاوی مهم‌ترین اطلاعات پیشینه شرکت شماست. این بخش باید قابل درک باشد و در عین حال اطلاعات کافی برای پاسخ به یک سری سوالات اساسی ارائه دهد.
نکته: از عناوین، برای برجسته کردن مهم‌ترین بخش‌هایی استفاده کنید که می‌خواهید خواننده درباره آنها اطلاعات کسب کند.
۲. بیوگرافی و نقل قول تیم
هنگامی که تیم خود را در یک کیت رسانهای معرفی می‌کنید، باید روی نحوه کمک آنها به رسانه‌ها تمرکز کنید. پس اگر امکان اظهارنظر کارشناسی آنها وجود دارد، یا اگر برای هرگونه مصاحبه و حضور در رسانه‌ها در دسترس هستند، حتما در کیت خبری ذکر کنید.
همچنین از آوردن نام افرادی که هیچ فایده ای برای رسانه‌ها ندارند، خودداری کنید. این اطلاعات اضافی درباره افراد بیشتر را می‌توان از وب سایت شما کسب کرد.
نکته: به طور کلی باید روی عملکرد کنونی نیرویتان در شرکت تمرکز کنید، نه کارهایی که قبلا انجام داده است. اما در مواردی اگر مثلا تجربه حضور در شرکت‌های معروف مثل دیجی کالا را دارد، باید به آن اشاره کنید.
۳. انواع لوگو
لوگوها بخش کلیدی هر کیت خبری هستند. حتماً فایل‌های باکیفیت بالا در دو طرح قرار دهید، یکی برای پس‌زمینه‌های روشن، دیگری برای پس زمینه‌های تاریک.
در بهترین حالت، آپلود یک فایل SVG است تا با هر اندازه‌ای بدون افت کیفیت نشان داده شود. مخصوصاً اگر می‌خواهید توسط یک نشریه چاپی یا یک گزارش تلویزیونی پوشش داده شوید، مهم است این مورد را رعایت کنید. دومین حالت فایل PNG با پس زمینه شفاف است.
بزرگترین نسخه از لوگوی خود را آپلود کنید. اندازه ۱۰۰۰ در ۱۰۰۰ پیکسل ممکن است در صفحه لپ‌تاپ شما بسیار زیاد به نظر برسد، اما به طور حرفه‌ای اگر در روزنامه‌ای چاپ شود احتمالاً کمی تار خواهد بود.
۴. تصاویر با وضوح بالا
اگر به اندازه کافی خوش شانس باشید که پوشش رسانهای داشته‌اید، می‌دانید که داشتن تصاویر با کیفیت چقدر حیاتی است. یک قانون کلی برای ارسال تصاویر به مطبوعات این است: هر چه بزرگتر، بهتر. این امر در برخورد با رسانه‌های چاپی دو برابر مهمتر است.
علاوه برفایل‌های لوگو، کیت خبری باید شامل موارد زیر هم باشد:
- تصاویر محصول
- عکس‌های مناسب از نماینده‌های شرکت
- عکس‌های اکتیو در صورت نیاز
نکته مهم این است که به هر روزنامه نگاری که کیت رسانه شما را می‌ببیند، امکان دسترسی به تصاویر با کیفیت بالا بدهید که بتوانند از آنها به راحتی استفاده کنند. به یاد داشته باشید که خبرنگاران در مهلت‌های زمانی کار می‌کنند و دسترسی فوری به رسانه‌های باکیفیت و اصلی عامل تعیین‌کننده ای برای پوشش یا عدم پوشش روایت شما محسوب می‌شود.
۵. فیلم‌ها و فایل‌های صوتی، در صورت نیاز
آیا می‌دانستید که انتشارات مطبوعاتی چندرسانه‌ای تا ۹.۷ برابر بیشتر از آن‌هایی که به تنهایی از متن استفاده می‌کنند، بازدید می‌گیرد؟ گنجاندن تصاویر در بیانیه مطبوعاتی‌تان، احتمال توجه به آن را دو برابر و ویدئو آن را چهار برابر می‌کند!
اینکه آیا تصمیم دارید ویدیو را در کیت رسانه خود بگنجانید یا نه به مخاطبان کلیدی و بخشی که در آن فعالیت می کنید بستگی دارد، اما این اصل ساده را فراموش نکنید که اگر فرصتی برای گنجاندن ویدیو دارید، این کار را حتما انجام دهید. همین امر در مورد صدا نیز صدق می‌کند. اگر به برندینگ و تجارت شما مرتبط است، آن را هم اضافه کنید. مثلا پادکست ضبط کنید.
به یاد داشته باشید، ویدیوها نباید بلند باشند. در واقع، اگر می‌خواهید ارزش خود را دو برابر کنید، یک کلیپ ۳۰ ثانیه‌ای ضبط کنید، زیرنویس هم به آن بچسبانید و لینکش را در کانال‌های شبکه‌های اجتماعی خود به اشتراک بگذارید. یک پادکست خوب تا زمانی که متناسب با برندتان باشد، می‌تواند آخرین به روز رسانی‌های شما را اعلام کند، یک محصول جدید را به نمایش بگذارد، چند کلمه از یک ذینفع کلیدی منتقل کند یا به سادگی یک پیام دوستانه را به طرفداران‌تان منتقل کند. به نظر می‌رسد کمپین‌هایی که عناصر بصری بیشتری برای ارائه دارند همیشه توجه بیشتری را به خود جلب می‌کنند.
۶. اطلاعات تماس
سخنران‌های شرکت را معرفی کنید. طوری که همه آنها را بشناسند. به روزنامه نگاران یک راه مشخص برای تماس با آنها نشان دهید و مشخص کنید در مورد چه موضوعاتی می‌توانند صحبت کنند. در صورت نیاز به کسب اطلاعات بیشتر، روزنامه نگار باید به شماره تماس مستقیم و آدرس ایمیل آن شخص دسترسی داشته باشد. البته این مورد گاهی باعث مزاحمت‌هایی هم می‌شود، اما برای ارتباطات سازمانی و روابط رسانهای حیاتی است.
۷. لینک‌های اجتماعی
در عصر دیجیتال، رسانه‌های اجتماعی یک کانال ارتباطی کلیدی برای هر برندی هستند. پس حتما لینک‌های اجتماعی خود را به عنوان بخشی از اطلاعات تماس یا پاورقی کیت رسانه خود قرار دهید.
اگر شرکت شما در مسئولیت‌های اجتماعی فعالیتی دارد، پست‌های شبکه‌های اجتماعی مرتبط با آن را در کیت رسانه خود قرار دهید تا روزنامه نگاران بتوانند مستقیماً با افراد مرتبط با آن تعامل داشته باشند.
۸. برگه اطلاعات محصول یا خدمات
این قسمت باید یک طرح کلی باشد که درباره محصول یا خدمات شما صحبت می‌کند. جزئیاتی مانند قیمت، مکان خرید، مقایسه رقبا و هر چیز دیگری که فکر می‌کنید برای آموزش روزنامه نگار مناسب است، را در این بخش بنویسید.
چرا بیانیه‌های مطبوعاتی را در اتاق خبر خود قرار دهیم؟
باید گفت که این یک راه آسان برای نشان دادن زنده بودن برندتان است. برای جذب افراد به روایت شما و ارائه تصویر واضح از آنچه برای آن تلاش کرده‌اید، مفید است.
نکته: اگر داده‌هایی برای تأیید موفقیت بیانیه مطبوعاتی دارید مثلاً تعداد ارجاع‌ها، لایک‌ها، اشتراک‌گذاری‌ها، نظرات و غیره، باید این اطلاعات را به اشتراک بگذارید. هدف این است که با به اشتراک گذاری داده‌ها، کنجکاوی شخص را برانگیزید و شانس پوشش خود را افزایش دهید.
نتیجه‌گیری
همانطور که دیدید، کیت‌های رسانهای در حال تغییر به فرمت‌های دیجیتالی هوشمند هستند که به راحتی می‌توانند به صورت آنلاین با خبرنگاران به اشتراک گذاشته شوند. در نتیجه، زمانی که روایت‌های شما در رسانه‌ها قرار می‌گیرد و تحت پوشش قرار می‌گیرد، یک دارایی ارزشمند خواهند بود.
قطعا نمی‌توان گفت کدام قالب کیت خبری بهترین است. اما می‌توانید با تصمیم‌گیری در مورد قالب پرس کیت یا جایی که باید منتشر شود، از دیگران الهام بکیرید و اطلاعات شرکتتان را جمع آوری و یک یکت خبری مناسب برای بیزینس‌تان بنویسید. هنگامی که همه مطالب مطبوعاتی خود را آماده کردید، ادامه دهید و آنها را در قالب یک کیت رسانه دیجیتال به اتاق خبرآنلاین خود اضافه کنید.
