ارتباطات سازمانی موثر مانند چسبی عمل می‌کند که همه اجزای یک مجموعه را کنار هم نگه می‌دارد. این چسب از مدیران ارشد سازمان تا پایین‌ترین سطح و حتی کارمندان دورکار را در جهت اهداف و ارزش‌های کسب و کار به هم متصل می‌کند. حال بیایید ببینیم ارتباطات سازمانی به چه معناست و چگون می‌توان آن را بهبود داد.
ارتباطات سازمانی چیست؟
به طور کلی، اصطلاح ارتباطات سازمانی به توصیف نحوه اشتراک‌گذاری اطلاعات یک شرکت با افراد درون سازمان و ذینفعان و اشخاص خارج از محیط سازمان می‌پردازد.
انواع ارتباطات سازمانی
حال که دانستیم ارتباطات سازمان به دو دسته درون سازمانی و برون سازمانی تقسیم می‌شود، با ما همراه باشید تا برای درک بهتر تفاوت این دو دسته، نمونه‌هایی از آنها را ببینیم.
مواردی که می‌توان از آنها برای ارتباطات درون سازمانی استفاده کرد، عبارتند از:
- خبرنامه‌ها؛
- جلسه با همه کارکنان یا جلسات یک تیم خاص؛
- پلتفرم‌های پیام‌رسانی؛
- جلسه با تک تک پرسنل؛
- تعاملات گاه به گاه، مانند گفتگو با یک شخص شایعه پراکن.
از جمله ارتباطات خارج از سازمان نیز می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- انتشار اعلامیه‌های خبری در رسانه‌ها؛
- پست‌های منشر شده در شبکه‌های اجتماعی؛
- بررسی نتایج تماس با مشتریان؛
- جلسات با سهامداران و ذینفعان سازمان.
زمانی که گزارشات ارائه شده در رسانه‌ها بر اساس دستورالعمل‌های درون سازمانی باشند، ارتباطات سازمانی تبدیل به فرآیندی برای انتقال مسیر شرکت به تیم شما می‌شود.
تمامی مدیران سازمان، از مدیر عامل گرفته تا جدیدترین مدیری که به سازمان ملحق شده، لازم است برای اطمینان از همسویی اعضای تیم و انگیزه‌بخشی به آنها، در برقراری ارتباط مهارت داشته باشند.
یکی از چالش‌های مدیریت سیستماتیک، عدم امکان هم‌صحبتی با تمام کارکنان به طور مستقیم است. به همین دلیل ارتباطات سازمانی مؤثر، اهمیت بالایی پیدا می‌کند. نتایج یک پژوهش منشر شده در سایت project.co نشان داده که حدود ۸۰ درصد از متخصصان روابط عمومی معتقدند ارتباطات سازمانی در شرکت آنها ضعیف است.
اگر شما هم جز این افراد هستید، احتمالا یک بار هم که شده به فکر بهبود ارتباطات سازمانی افتاده‌اید. اما چطور؟ بیایید ۱۰ فرمان بهبود ارتباطات سازمانی را با هم بخوانیم. با بررسی یک مثال در هر بخش، متوجه می‌شوید که برای بهتر شدن روابط در سازمانتان چه کار باید بکنید.
۱۰ فرمان بهبود ارتباطات سازمانی
۱. ماموریت و چشم‌انداز شفاف داشته باشید.
بیانیه‌های ماموریت و چشم‌انداز شرکت خود را واضح بیان کنید و مطمئن شوید که همه کارمندان اهداف سازمانی و هدف برندتان را درک می‌کنند.
برای مثال یک پیام ویدیویی از مدیر عامل به اشتراک بگذارید که توضیح می‌دهد عرضه محصول جدید چقدر با ماموریت اصلی شرکت همسو است.
۲. به‌روزرسانی‌های منظم داشته باشید.
به‌روزرسانی‌های مداوم در مورد عملکرد، دستاورد‌ها، چالش‌‌ها و بحران‌های سازمان ارائه دهید تا کارکنان را مطلع نگه دارید.
برای مثال یک خبرنامه ماهانه توزیع کنید که نقاط عطفی که الان دارید، ابتکارات آینده و کانون توجه کارکنان را نشان دهد.
۳. ارتباطات دو طرفه را تقویت کنید.
محیطی ایجاد کنید که در آن کارکنان احساس راحتی کرده و ایده‌ها، نگرانی‌ها و بازخورد‌های خود را به اشتراک بگذارند.
برای مثال برای بهبود ارتباطات سازمانی یک سری جلسات منظم برگزار کنید که در آن کارکنان می‌توانند سؤالات خود را بپرسند و پیشنهاداتی را به مدیران ارائه دهند.
۴. رویکرد چند کانالی داشته باشید.
از کانال‌های ارتباطی مختلف مانند ایمیل، اینترنت و شبکه‌های اجتماعی برای دسترسی به کارکنان از طریق پلتفرم‌های مورد نظرشان استفاده کنید.
برای مثال یک کانال در بستر تلگرام ایجاد کنید. اطلاعات درباره پروژه‌های جاری یا هر به روزرسانی را آنجا بنویسید.
۵. شفافیت داشته باشید.
در مورد تصمیمات و تغییرات شرکت صادق باشید. حتی اگر چالش‌برانگیز باشند. با این کار اعتماد و اعتبار به دست می‌آورید.
برای مثال به اخراج یا تعدیل نیروها به دقت و شفاف رسیدگی کنید و دلایل پشت این تصمیمات را توضیح دهید.
۶.لحن برند یکنواخت خود را حفظ کنید.
برای تقویت هویت برند شرکت، لحن محتوایتان را در تمام مواد ارتباطی و پیام‌رسانی‌ها حفظ کنید.
برای مثال مطمئن شوید که یادداشت‌های داخلی و بیانیه‌های مطبوعاتی خارجی، ارزش‌های بنیادین و سبک برندتان را منعکس می‌کنند. اگر می‌خواهید ارتباطات سازمانی را توسعه دهید باید تعریف درستی از ارزش‌هایتان داشته باشید.
۷. ارتباطات را بر اساس هر بخش، شخصی‌سازی کنید.
پیام‌ها را بر اساس نیازها و علایق خاص گروه‌ها یا دپارتمان‌های مختلف کارمندان تنظیم کنید.
برای مثال یک ایمیل هدفمند به تیم فروش ارسال کنید و برنامه تشویقی جدیدی را که برای افزایش عملکرد فروش طراحی شده است، اعلام کنید.
۸. ارتباط بصری داشته باشید.
برای افزایش درک و تعامل کارمندان، عناصر بصری مانند اینفوگرافی‌ها، فیلم‌‌ها و نمودارها را در ارتباطات‌تان بگنجانید.
برای مثال برای توضیح مراحل یک فرآیند جدید در سراسر شرکت از نمایش‌های بصری استفاده کنید و یک اینفوگرافی بسازید.
۹. شناخت و قدردانی
موفقیت‌ها و نقاط عطف کارکنان را شناسایی کرده و با برگزاری جشن‌های دسته‌جمعی، از آنها تقدیر کنید. با این کار روحیه و انگیزه آنها را تقویت می‌کنید.
برای مثال در کانال‌های شبکه اجتماعی شرکت خود، «کارمند ماه» را با پروفایل مختصری که مشارکت آنها را برجسته می‌کند معرفی کنید. البته این کار حساسیت زیادی خواهد داشت اما چنانچه به درستی اجرا شود، ارتباطات سازمانی را در داخل شرکت متحول می‌کند.
۱۰.حلقه‌های بازخورد طراحی کنید.
مکانیسم‌هایی را برای کارکنان ایجاد کنید تا در مورد ابتکارات شرکت و روش‌های ارتباطی بازخورد ارائه دهند.
برای مثال در مورد اثربخشی استراتژی‌های ارتباط داخلی، یک نظرسنجی منظم داشته باشید. هر ماه یا ۳ ماه یکبار نظرسنجی بگذارید.
باید بدانیم که هر سازمان نیازمند برقراری ارتباطات موثر چه در درون و چه در رابطه با سازمان‌های دیگر است. دانستن اینکه چطور این ارتباطات موثر را برقرار کنیم، از موضوعات مهم در روابط عمومی است. بنابراین، به دلیل اهمیت این موضوع، با اعمال موارد گفته شده در داخل سازمانتان، تا حد زیادی به ارتباطات موثر و سازمان یافته دست خواهید یافت.
