ما هر روز به صورت حضوری و یا آنلاین و از طریق شبکه‌های اجتماعی، با دیگران ارتباط برقرار می‌کنیم. اما فهمیدن این نکته که تا چه حدی توانسته‌ایم ارتباطی موثر برقرار کنیم، گاهی قابل سنجش نیست. مهارت‌های ارتباطی مؤثر مستلزم آن است که بتوانیم به صورت واضح و کامل، آنچه را که مدنظرمان است، بیان کنیم.
برقراری ارتباط موثر در زندگی حرفه‌ای و شخصی، مستلزم یادگیری مهارت‌های تبادل اطلاعات به صورت واضح، همدلانه و قابل درک است. بهبود مهارت‌های ارتباطی می‌تواند در محیط‌های شغلی، تحصیلی و حتی زندگی شخصی مفید باشد.
منظور از مهارت‌های ارتباطی چیست؟
مهارت‌های ارتباطی، فرآیندی است که پیام گوینده‌اش را به صورت واضح و هدفمند با تبادل ایده‌ها، افکار، نظرات، دانش و داده‌ها انتقال می‌دهد. اگر بتوانیم به طور مؤثر ارتباط برقرار کنیم، هم فرستنده و هم گیرنده پیام، احساس رضایت خواهند داشت.
ارتباط به اشکال مختلفی از جمله کلامی و غیرکلامی، نوشتاری، دیداری و شنیداری رخ می‌دهد که ممکن است به صورت حضوری و رو در رو یا از طریق شبکه‌های اجتماعی و وب‌سایت‌ها، تماس تلفنی صوتی یا تصویری و یا حتی از طریق ارسال پیام به وسیله پست الکترونیک باشد.
مهارت‌های ارتباطی موثر ۵ ویژگی خاص دارد که در ارتباطات به ۵C معروف شده است که عبارتند از:
- واضح بودن (clear)
- درست بودن (correct)
- کامل (complete)
- مختصر (concise)
- دلسوزانه (compassionate)
اندازه‌گیری اثربخشی ارتباطات، به مهارت زیادی نیاز دارد اما نمی‌توان تاثیر آن را هم نادیده گرفت. نتایج مطالعه‌ای بر روی شرکت‌هایی با حداقل ۱۰۰.۰۰۰ کارمند، نشان داده که ارتباطات ضعیف منجر به از دست رفتن ۶۲.۴ میلیون دلار در سال می‌شود. از طرف دیگر، شرکت‌هایی که توسط ارتباط‌دهنده‌های مؤثر، رهبری می‌شدند، نزدیک به ۵۰ درصد بازدهی کل بیشتری نسبت به شرکت‌هایی داشتند که ارتباط‌دهنده‌های مؤثر کمتری در راس آن بودند.
مزایای ارتباطات موثر
مزایای اثربخشی ارتباط را می‌توان در محل کار، محیط آموزشی و حتی زندگی شخصی دید. به یاد داشته باشید یادگیری نحوه برقراری ارتباط خوب می‌تواند در هر یک از این محیط‌ها مفید باشد.
ارتباط موثر در محل کار، می‌تواند به شما کمک کند:
- کارکنان را به خوبی مدیریت کرده و تیم بسازید؛
- رشد سازمان را سرعت بدهید و کارکنان را حفظ کنید؛
- از افزایش خلاقیت و نوآوری بهره‌مند شوید؛
- روابط قوی ایجاد کنید و فرصت‌های بیشتری را برای خود یا سازمان‌تان جذب کنید.
در زندگی شخصی نیز ارتباط موثر می‌تواند منجر به موارد زیر شود:
- بهبود سلامت اجتماعی، عاطفی و روانی؛
- عمق‌بخشی به ارتباطات موجود؛
- ایجاد روابط جدید مبتنی بر اعتماد و شفافیت؛
- بهبود مهارت‌های حل مسئله و حل تعارض.
با این حساب چطور می‌توانیم مهارت‌های ارتباطی خودمان را بهبود بدهیم؟
چطور مهارت ارتباط موثر با دیگران را ارتقا بدهیم؟
مانند هر مهارت دیگری، مهارت ارتباط را می‌توان با تمرین بهبود ببخشید. بیایید با هم چند راه برای شروع بهبود مهارت‌های ارتباطی، در خانه و محل کار را بررسی کنیم.
۱. مخاطبان خود را بشناسید.
در مرحله اول بهتر است مشخص کنید که می‌خواهید با چه کسی ارتباط برقراری کنید و مطمئن شوید که نسبت به مخاطبان‌تان شناخت کافی دارید. افرادی که می‌خواهید با آنها ارتباط برقرار کنید ممکن است متفاوت از کسانی باشند که پیام‌های شما را دریافت می‌کنند.
شناخت مخاطب، می‌تواند کلیدی موثر برای انتقال پیام‌های مناسب باشد. سن، نژاد، قومیت، جنسیت، وضعیت تاهل، درآمد، سطح تحصیلات، دانش موضوعی و تجربه حرفه‌ای این افراد می‌تواند بر نحوه دریافت پیام تأثیر بگذارد. می‌توانید پرسونای مخاطبتان را به طور اختصاصی طراحی کنید.
برای مثال، اگر در حال تبلیغ یک رستوران فست فود هستید، ممکن است بخواهید پیام‌تان را به مخاطبانی برسانید که احتمالاً گرسنه هستند. در نتیجه می‌توان با کمک یک بیلبورد در کنار بزرگراه که چیزبرگر غول‌پیکری را نشان می‌دهد، به رانندگان اطلاع داد که در حال نزدیک شدن به محل رستوران هستند.
۲. گوش دادن فعال را تمرین کنید.
گوش دادن فعال، تمرینی است که توجه کامل را در برقراری ارتباط نشان می‌دهد.
برخی از تکنیک‌های گوش دادن فعال شامل توجه به زبان بدن، دادن نشانه‌های کلامی دلگرم‌کننده، پرسیدن سوال و تمرین عدم قضاوت هستند. قبل از برقراری ارتباط، نسبت به مخاطبان‌تان شناخت کافی به دست آورید و گوش دادن فعال را تمرین کنید تا بتوانید نیازها و خواسته‌های اصلی آنها را درک کنید. به این ترتیب، می‌توانید ارتباطات خود را به عنوان یک مشاور، مددکار اجتماعی، بازاریاب، استاد، همکار یا دوست بهبود بخشید.
با ما همراه باشید تا نمونه‌هایی از گوش دادن فعال را بررسی کنیم:
- اگر در زمینه بازاریابی کار می‌کنید، ممکن است از تکنیک‌های سوشال لیسنینگ برای جمع‌آوری اطلاعات مصرف‌کنندگان در شبکه‌های اجتماعی مانند اینستاگرام و تیک‌تاک استفاده کنید.
- اگر استاد هستید و تدریس می‌کنید، ممکن است با استفاده از فرم‌های بازخورد پایان‌ترم و برگزاری جلسات انفرادی، به بررسی نیازهای دانشجویان بپردازید. به همین ترتیب، دانشجویان ممکن است تصمیم بگیرند که پس از سخنرانی شما، در بحث شرکت کنند یا اینکه حداقل با برگزاری جلسه پرسش و پاسخ، با شما ارتباط برقرار کنند.
- اگر رهبری یک تیم را به عهده دارید، می‌توانید پیام‌های سهل‌انگارانه‌ای از هم تیمی‌های خود ببینید و متوجه شوید که آنها از حجم کار خسته شده‌اند، در نتیجه با تنظیم مجدد اولویت‌ها برای چند هفته آینده، به آنها پاسخ دهید. این به اعضای تیم نشان می‌دهد که صدای آنها شنیده می‌شود.
- اگر دارای فرزند هستید، ممکن است با فرزندتان در مورد اتمام تکالیفشان اختلاف نظر داشته باشید، با برقراری ارتباط بازتر و بررسی عمیق، احتمالا پی ببرید معلمش نظر دلسردکننده‌ای داشته که باعث بی‌انگیزگی او شده است.
۳. پیام خود را تا حد امکان واضح بیان کنید.
وقتی مخاطبان‌تان را با موفقیت شناسایی کردید و نیازها و خواسته‌های آنها را شناختید، به احتمال زیاد آمادگی کافی برای برقراری ارتباط را به دست آورده باشید. برای انجام موثر این کار، به ۵C ارتباط که بالاتر گفتیم توجه کنید.
خود را برای برقراری ارتباط به گونه‌ای آماده کنید که به اکثر این ویژگی‌ها دست یابید.
۴. از رسانه یا پلتفرم مناسب استفاده کنید.
ارتباط مؤثر، مستلزم این است که ابتدا مشخص کنید نیازمند ملاقات حضوری هستید یا برقراری ارتباط به صورت آنلاین و آیا این کار از طریق شبکه‌های مجازی کفایت می‌کند یا خیر. سپس تعین کنید که آیا پیام‌تان یک پیام معمولی است که بتوان از طریق پلتفرم‌هایی مانند واتساپ آن را انتقال داد یا یک پیام رسمی است و بهتر است با ایمیل ارسال شود؟ اگر می‌خواهید با یکی از دوستانتان تماس بگیرید، ترجیح می‌دهید با تلفن صحبت کنید یا نامه‌نگاری به سبک قدیم، برای‌تان جالب‌تر است؟ هر روشی که برای برقراری ارتباط، انتخاب می‌کنید باید مناسب شما و موقعیت فعلی‌تان باشد.
نتیجه‌گیری
به یاد داشته باشید برقراری ارتباط موثر در زندگی حرفه‌ای و شخصی، مستلزم یادگیری مهارت‌های تبادل اطلاعات است و برای بهبود مهارت‌های ارتباطی می‌توانید با ارزیابی سطح اولویت و نوع ارتباط مورد نیازتان و همچنین شناخت مخاطبان، تمرین گوش دادن فعال، شفاف‌سازی ارتباطات و انتخاب رسانه یا محیط مناسب، به خوبی در راه اعمال اثربخشی ارتباط گام بردارید.
