ابتدا باید بیاموزیم که کدام روش‌ها برای برقراری ارتباط سازنده مناسبند.
با توجه به رویه‌های زیادی که برای رساندن پیام‌های خود به گروهی از مردم یا تک تک افراد وجود دارد، تشخیص اینکه کدام کانال‌های ارتباطی بهتر کار می‌کنند، می‌تواند بسیار دشوار باشد. آیا اشکالی ندارد به مدیرتان پیامک بزنید؟ آیا برای پرسیدن یک سوال فوری باید به همکار خود ایمیل بزنید یا می‌توانید به طور مستقیم به او پیام دهید؟ و آیا این روزها کسی با تلفن صحبت می‌کند؟
۳ مرحله برای انتخاب بهترین کانال‌های ارتباطی در محل کار
نحوه ارائه پیام به مخاطبان، عامل اصلی برقراری ارتباط مؤثر در محل کار است. بعد از اینکه فهمیدید در پیام خود چه چیزی باید بگویید، خوشبختانه، مراحلی وجود دارد که به شما کمک کند تصمیم بگیرید چگونه پیام خود را به طور مؤثر ارسال کنید.
مرحله ۱: مشخص کردن نوع پیامی که می‌فرستید
با پرسیدن یک سری سوال در مورد اطلاعاتی که باید انتقال دهید، شروع کنید تا بتوانید کانال‌های ارتباطی مناسبی را برای استفاده از آن به کار بگیرید. سوالاتی مانند:
- پیام شما رسمی است یا غیر رسمی؟
- این اطلاعات نیاز به ارجاع دارند؟
- آیا این اطلاعات فوری و حساس به زمان است؟
- آیا اطلاعات محرمانه را منتقل می‌کنید؟
- اطلاعات عمومی است یا خصوصی؟
- به صورت فردی ارتباط برقرار می‌کنید یا گروهی؟
- گیرنده پیام همرده شماست یا ارشدتان و یا کسی است که شما او را رهبری می‌کنید؟
- آیا باید پیامی را به تیم خود برسانید یا کل شرکت؟
- این ارتباط یک طرفه است یا دو طرفه (یعنی نیاز به پاسخ دارد)؟
مرحله ۲: فرهنگ شرکت خود را در مورد برقراری ارتباط در نظر بگیرید
مطالعه‌ای در خصوص آینده کار، تاکید می‌کند که اعتماد، ابزارها و کار تیمی برای مشارکت و بهره‌وری کارکنان ضروری هستند. همچنین، این مطالعه نشان داد که ۸۰ درصد از کارگران می‌خواهند درباره نحوه تصمیم‌گیری در سازمانشان اطلاعات بیشتری کسب کنند.
بنابراین اگر تیم شما ارتباط رو در رو را در محل کار ترجیح می‌دهد، حفظ این باور ممکن است به این معنی باشد که به جای ارسال یک ایمیل غیرشخصی، اخبار بد را شخصاً اعلام کنید. و اگر شرکت شما به تعادل کار و زندگی افتخار می‌کند، احتمالاً ارسال یک پیام بعد از نیمه شب اقدام شایسته‌ای نیست.
مرحله ۳: روش برقراری ارتباط را بر اساس مخاطبان خود انتخاب کنید
سازمان شما احتمالاً چندین کانال ارتباطی دارد که بتوانید شیوه برقراری ارتباط مورد نظرتان را از میان آنها انتخاب کنید. رایج‌ترین کانال‌های ارتباطی عبارتند از:
برقراری ارتباط به صورت حضوری و رو در رو
- جلسات تک نفره؛
- جلسات تیمی؛
- جلسه با حضور تمام پرسنل شرکت؛
- دورهمی.
ارتباط حضوری در محل کار به شما این امکان را می دهد که طیف وسیعی از احساسات را منتقل کنید و در لحظه وقوع اتفاق بتوانید صحبت کنید. به طور کلی این نوع برقراری ارتباط اجازه می‌دهد تا اطلاعات به صورت دو طرفه مطرح شوند.
بسیاری از سازمان‌ها از جلسات هفتگی استفاده می‌کنند تا همه کارکنان در ابتدای هفته، رویه‌ای یکسان داشته باشند. جلسات سالانه با حضور تمام اعضای شرکت نیز در تعین لحن برند سازمان برای یک سال موثر است. دورهمی‌های سازمانی هم می‌توانند زمان مفیدی برای برقراری ارتباط با تیم خود در یک محیط متفاوت باشند. این تعاملات حضوری بسته به هدف شما و سازمان‌تان می‌توانند به صورت رسمی و یا هم غیر رسمی برگزار شوند.
برای ارائه اطلاعات حساس مانند پاداش یا انتقاد سازنده در مورد عملکرد شغلی، بهتر است جلسات حضوری و یک نفره باشند. گرچه این نوع جلسات می‌توانند برای یک هدف نه چندان رسمی مانند آشنایی بهتر با یک کارمند جدید یا یافتن یک مدیر اجرایی برای راهنمایی و مشاوره نیز استفاده شوند.
برقراری ارتباط به صورت صوتی و تصویری
- تماس تلفنی مستقیم؛
- کنفرانس تلفنی؛
- چت تصویری؛
- ویدیوی از پیش ضبط شده.
ما نمی‌توانیم همیشه با افراد به صورت حضوری ارتباط برقرار کنیم. گاهی پیش می‌آید که برای انتقال پیام خود از تماس‌های صوتی و تصویری استفاده می‌کنیم. ضبط این نوع تماس‌ها نیز برای زمانی که باید بعدا به آن اطلاعات ارجاع داده شود، آسان‌تر است.
در تماس‌های فردی یا تماس با گروه‌های کوچکتر، کارمندان و کارکنان به راحتی می‌توانند سوالات خود را بپرسند و در همان لحظه، بازخورد خود را ارائه دهند. هرچه تعداد افرادی که با آنها در تماس هستید یا در گفتگوی آنلاین حضور دارند، بیشتر باشد، تعامل برای برقراری ارتباط دو طرفه در محل کار چالش‌برانگیزتر خواهد شد. اگر نیازی نیست مخاطبان در گفتگو مشارکت کنند، می‌توانید یک ویدیوی از پیش ضبط شده برای آنها ایمیل کنید.
برقراری ارتباط به صورت مکتوب
- ایمیل‌های مستقیم و شخصی؛
- ایمیل‌های گروهی؛
- پیامک (SMS)؛
- پیام‌رسانی فوری.
در محیط کاری اغلب از ارتباطات مکتوب استفاده می‌شود. چرا که سریع و آسان است، می‌تواند رسمی یا غیر رسمی باشد و قابلیت استناد بالایی دارد. ممکن است استفاده از ایمیل برای پاسخ دادن به سؤال یا ارسال اطلاعات مهمی که همه باید بدانند رویه‌ی روتین و عادی در شرکت شما باشد.
اگر چه بیشتر افراد ارسال پیامک را در محیط کاری پذیرفته‌اند، ممکن است استفاده از این شیوه برای برقراری ارتباط در برخی مشاغل بحث‌برانگیز باشد. به طور کلی، ارسال پیامک بهترین شیوه برای برقراری ارتباط سریع با یک شخص است و بیشتر حالت غیر رسمی دارد. یک مشتری ممکن است با پذیرش ریسک دیده نشدن ایمیل، بخواهد به پیمانکار پیامک بزند تا ببیند آیا می‌تواند در یک ساعت خاص تماس بگیرد.
و در نهایت، با وجود پلتفرم‌های پیام‌رسانی فوری، شما این امکان را دارید که پاسخ سؤال‌تان را سریع و در لحظه دریافت کنید و از رفتن تا میز همکارتان نجات یابید. همچنین از تجمع پیام‌های تک کلمه‌ای و تک جمله‌ای در ایمیل‌تان رها شوید.
برای محل کارتان، کانال‌های ارتباطی مناسب پیدا کنید
وقتی صحبت از برقراری ارتباط می‌شود، خوب است گشتی در میان کانال‌های ارتباطی بزنیم. از آنجایی که انسان‌ها دارای روحیات متفاوتی هستند، بنابراین راه‌های ارتباط شما با همکاران و اعضای تیم‌تان نیز باید متنوع باشد.
برای اینکه مطمئن شوید پیام‌تان به درستی منتقل شده، باید نوع پیام، فرهنگ ارتباطی شرکتتان و مخاطبان را مد نظر قرار دهید.
