توزیع اخبار و دانش داخلی شرکت یکی از حوزه های حیاتی در عملکرد درونی یک سازمان است.
به لطف فناوری‌های امروزی که کار را برای ما آسان کرده‌اند، این امکان برای ما وجود دارد تا انواع اطلاعات را به سرعت با طرف‌های مرتبط به اشتراک بگذاریم. این اشتراک خبر را می‌توان به روش‌های مختلف مثل به روز رسانی ایمیل، ارسال خبرنامه، چت گروهی و موارد مشابه انجام داد اما به یاد داشته باشید که بخش اخبار اختصاصی شرکت، یا همان اتاق خبر، مهم‌ترین قسمت است.
یک بخش خبری با ساختار خوب در اینتران یا وبلاگ داخلی یک سازمان می تواند حجم وسیعی از اطلاعات را به شیوه‌ای بسیار سازمان‌یافته و انعطاف‌پذیر مدیریت کند. به عبارت دیگر، یک بخش خبری می‌تواند همه چیز مثل اعلان رویدادها، به روزرسانی رویه‌های عملیاتی استاندارد یا SOP، معرفی کارکنان و ابزارهای نرم‌افزاری جدید را در یک مکان متمرکز حفظ کند.
اگر به تازگی بخش اخبار سازمانتان را راه اندازی کرده‌اید، یا به دنبال راه‌هایی برای بهبود این بخش هستید، ما لیستی از ۱۰ روش آزمایش‌شده برای استفاده از یک پلتفرم اطلاعات داخلی را گردآوری کردیم. برای موفقیت در این مسیر باید هدف خود را مشخص کنید بنابراین نیازها و اهداف تان را بسنجید و اقدامات مورد نیاز را مشخص کنید. اگر هنوز پلتفرم مشخصی را برای این کار در نظر نگرفته‌اید، می‌توانید با پر کردن فرم ساخت اتاق خبر علاوه بر بهره‌مندی از یک پورتال خبری برای سازمانتان، از مشاوره تیم ما برای این منظور بهره بگیرید.
۱. ایده خبری اخبار اصلی شرکت
در اتفاقاتی مثل یک همکاری جدید، یک طرح جابجایی یا هر پیشرفت دیگری که بر تعداد زیادی از اعضای تیم تأثیر می‌گذارد، این خیلی مهم است که اعضای شرکت اطلاعات مربوطه را به موقع دریافت کنند. آگاه نگه داشتن کارکنان باعث می‌شود که آن‌ها احساس کنند که بخشی از یک فرآیند هستند و اعتمادی بیشتری به شرکت داشته باشند. علاوه بر این، اگر کارمندان همین اطلاعات مهم را از منابع دست دوم یا از رسانه‌های خارج سازمانی بشنوند، احساس طرد شدن و جدایی از شرکت می‌کنند و به طور کلی بر ارتباطات سازمانی شما تاثیر می‌گذارد به همین دلیل انتشار اخبار داخلی با کارکنان به مثابه یک راه بهبود ارتباطات سازمانی شما به حساب می‌رود. همیشه بهتر است اگر در مورد اطلاعات بسیار حساس صحبت می‌کنید، اخبار را قبل از عمومی شدن به صورت داخلی با افراد خودتان به اشتراک بگذارید.
۲. ایده اخبار عمومی تیم و به‌روز‌رسانی پروژه‌ها
به ندرت پیش می‌آید که ما هنگام کار در تیم، این حس را داشته باشیم که همه، همه چیز را می‌دانند. به دلیل ماهیت متفاوت کارها و همچنین ویژگی‌های شخصیتی متفاوت، برخی از همکاران از اخبار جدید زودتر باخبر می‌شوند یا به آن‌ها خبر داده می‌شود. به اشتراک گذاشتن آنچه در داخل و خارج از شرکت می‌گذرد، راه خوبی برای در جریان نگه داشتن همه است. چه در یک رویداد عمومی، چه رسیدن به نقطه عطف در یک پروژه مهم، یا انتشار یک محصول جدید، خوب است که همیشه همه را از اخبار مطلع کنید.
۳. اطلاعیه رویدادها
کارگاه‌ها، ساختار‌های تیمی، مهمانی‌های اداری و گردهمایی افراد مشغول در یک صنعت،همه و همه راه‌هایی هستند تا افراد را از مهم ترین رویدادها و اخبار مطلع کنیم. بخش اخبار سازمان، راهی سریع و ساده است تا مطمئن شوید همه افراد، از اطلاعات لازم خبر دارند.
۴. ایده خبری تدارکات روزمره
فرض کنید چاپگر جدیدی در دفتر قرار داده شده که همه می‌خواهند بدانند چگونه به آن دسترسی داشته باشند یا نرم افزاری پیدا کردید که کار همه را بسیار آسان‌تر می‌کند یا می‌خواهید همه بدانند رستوران مورد علاقه اکثریت اعضای شرکت نایب است. در فرآیند کاری تغییرات بی‌شماری به وجود می آید که تاثیر مستقیمی بر روند کاری دارد. به همین دلیل اگر همه افراد را از هر نوع تغییری در سازمان باخبر کنیم و آن‌ها را و به‌روز نگه داریم، باعث صرفه‌جویی در زمان شده و به اجرای روان کارها کمک می‌کند.
۵. اطلاع‌رسانی خدمات
قطعی برنامه ریزی شده برق یا اینترنت، کارهای ساختمانی، یادآوری تعطیلات رسمی، مانورهای بحران یا هر گونه اطلاعاتی که ممکن است بر کارهای روزمره ما اثر بگذارد باید به موقع به اشتراک گذاشته شود تا کارمندان بتوانند بر اساس آن آماده شده و برای آن برنامه ریزی کنند.
۶. نمایش استانداردها و رویه‌ها
تیم‌های کارآمد بر این پایه استوار هستند تا همه اعضا از یک سری استانداردها و رویه‌های تعیین‌شده پیروی کنند. منابع بایگانی استانداردها و دانش جمعی، مجموعه‌ای از اطلاعات است که دائما همراه سازمان تکامل پیدا می‌کند. به اشتراک گذاشتن اخبار مربوط به به روزرسانی‌های روند کار، راه خوبی است تا تمام رویدادهای جدید را در یک جا ثبت کنید!
۷. ایده خبری معرفی کارکنان
جابجایی شغلی واقعیتی است که هر شرکتی با آن سروکار دارد. این بدان معنی است که همیشه اعضایی هستند که وارد سازمان شده و از آن خارج می‌شوند یا موقعیت خود را تغییر می‌دهند. معرفی کارمندان جدید یا برجسته کردن ترفیعات یا سایر تغییر موقعیت‌ها، صرفاً جنبه تشریفاتی ندارد، بلکه جنبه عملی نیز دارد. داشتن اطلاعات در مورد اعضای جدید تیم و سایر تغییرات پرسنل می‌تواند برای افرادی که قرار است با آن‌ها همکاری کنند مهم باشد. علاوه بر این، اگر یک کارمند محبوب سازمان تان را ترک می‌کند، می‌توانید از بخش اخبار سازمانتان استفاده کنید تا او را به خوبی بدرقه کرده و از او بابت مشارکت و همکاری اش قدردانی کنید.
۸. اخبار صنعت
سازمان شما در یک حباب نیست بلکه بخشی از یک اکوسیستم بسیار گسترده تر است که شامل شرایط عمومی بازار، رقابت، چشم انداز فناوری و فراتر از آن هم می‌شود. خارج از سازمان همیشه مسائل مهمی اتفاق می‌افتد. به اشتراک گذاشتن اخبار صنعت، تحقیقات مرتبط، اخبار رقبا و سایر اطلاعات در مورد اکوسیستم راهی برای ارائه محتوا و آگاه نگه داشتن همه از صنعت مرتبط است.
۹. ایده خبری قدردانی از کارمندان
در حالی که اغلب گفته می‌شود که سخت کوشی، خودش پاداش خودش است، اما مطمئنا اگر بخاطر کار و مشارکتتان در یک هدف بزرگ از شما قدردانی شود، احساس خوبی به شما دست می‌دهد. به رسمیت شناختن و قدردانی علنی دستاوردهای حرفه ای کارمندان، فکر خوبی است تا از این طریق به آن‌ها نشان دهید مورد توجه قرار می‌گیرند و کسی قدر آن‌ها را می‌داند . به آن‌ها کمی عشق نشان دهید!
۱۰. نمایش رخداد‌های غیرکاری
اگرچه شوخ‌طبع بودن لزوما برای هر محیط حرفه ای مناسب نیست، اما نمایش لحظات بانشاط و غیر کاری برای مخاطب جذاب و متنوع است. اختصاص بخشی در اخبار سازمان برای این موضوع ایده‌ی خوبی به نظر می‌رسد البته این شما هستید که تصمیم می‌گیرید انتشار چه چیزی با فرهنگ سازمان شما تطابق داشته باشد مثلا برخی کارمندان عکس و فیلم‌های آشپزی کردن در محل کار را منتشر کنند یا از جشن‌ها و برنامه‌های خودمانی‌شان صحبت کنند. بخش اخبار سازمان، زمین بازی شماست!
برای نتیجه گیری، بخش اخبار اختصاصی، یک راه حل انعطاف پذیر است که برای مسائل مختلف از جریان اطلاعات ساختار یافته و پشتیبانی لجستیک گرفته تا شناسایی و مشارکت کارکنان، پاسخی ارائه می‌دهد. نکته جذاب در مورد آن این است که به شما این امکان را می‌دهد تا هدفتان را مشخص کرده و آن را با نیازها و ترجیحات تیمتان هماهنگ کنید. امیدواریم که این مقاله به شما ایده‌های لازم برای ساختار و استفاده از جریان اطلاعات داخلی خود را داده باشد.
