یک اتاق خبرآنلاین مؤثر باید مجهز به ابزارها و تجهیزاتی باشد که به سرعت پیام شما را منتشر کند، به راحتی پلتفرم‌های رسانه‌ای لازم را پیدا کند، به طور یکپارچه پاسخی را در تمام کانال‌های رسانه‌ای‌تان توزیع کند و آمار عملکرد محتوای شما را ارائه دهد.
طبق گزارش سایت PWC، از هر ۱۰ مدیر پیشرو در صنایع مختلف، ۷ نفر می‌گویند که بین سال‌های ۲۰۱۴ تا ۲۰۱۹ حداقل یک بحران را تجربه کرده‌اند. پس از سال ۲۰۲۰ در دنیای پیشرفته و با روابط گسترده به لطف اینترنت، بیشتر کسب‌وکارها به خوبی می‌دانند که بحران سازمانی، بخشی طبیعی از اداره یک شرکت است. همین طور باید بدانیم حین بحران چگونه باید مدیریت بحران داشته باشیم و از کمک روابط عمومی برای ارتباطات بحران استفاده کنیم.
راه‌های ارتباطی از جمله انواع رسانه‌ها به ویژه کانال‌های رسانه مالکیت شخصی، مثل اتاق‌های خبر آنلاین، نقش مهمی را در طول بحران بازی می‌کنند. اتاق‌های خبر یکی از کانال‌های متعلق به تیم روابط عمومی است که به آن‌ها این امکان را می‌دهد به عنوان روابط عمومی سازمان، کنترل کامل بر محتوا داشته باشند و این باعث می‌شود که در اجرای طرح بحران بسیار مفید باشند. شما نباید وقت خود را برای بررسی راه حل‌های ممکن تلف کنید. اینجاست که تکنولوژی به کمک شما می‌آید!
سرعت را فدای دقت نکنید!
بعد از رخ دادن یک بحران، ممکن است چند دقیقه طول بکشد تا رسانه‌ها به شما مراجعه کنند، اما حتی زودتر از رسانه‌ها ممکن است مشتریان‌تان در شبکه‌های اجتماعی درباره بحران رخ داده، شروع به پرسیدن سوالاتشان کرده باشند. شما باید در جمع‌آوری اطلاعات سریع و در حین بررسی حقایق بسیار مراقب باشید. چون که روند روایت از کنترل‌تان خارج می‌شود، نباید زمان تان را برای دادن یک پاسخ عالی صرف کنید. در صورت بروز بحران، پاسخ‌تان باید هم بهترین . هم سریع‌ترین پاسخ شما باشد. یعنی به طور دقیق بین ۱۵ دقیقه تا یک ساعت بعد از بحران جوابتان را منتشر کنید.
بسیاری از تیم‌های روابط عمومی برای انتشار بیانیه‌ها در سایت مطبوعاتی خود به بخش فناوری اطلاعات خود یا IT وابسته هستند. این وابستگی می‌تواند روند را به تأخیر بیندازد و در غیاب بیانیه رسمی، فضایی برای گمانه‌زنی به وجود بیاورد.
بهترین روش این است که اولین بیانیه شما برای حفظ کنترل بر روایت، در عرض ۱۵ دقیقه پس از وقوع بحران و حداکثر یک ساعت بعد از وقوع آن صادر شود.
به طور خلاصه، اتاق خبر شما باید به تیم روابط عمومی‌تان اجازه دهد تا به طور مستقل کار کنند تا بتوانند به سرعت به اطلاعات جدید واکنش نشان دهند.
آماده شلوغی و اتفاقات غیر قابل پیش بینی باشید
اتاق خبر شما باید همیشه در دسترس باشد. مخصوصا در مواقعی که اطلاعات کلیدی باید در دسترس عموم مردم و رسانه‌ها قرارگیرد. در برخی موارد، پاسخ شما می‌تواند تفاوت بزرگی برای جامعه متاثر از این وضعیت ایجاد کند.
مثلا چند سال پیش، یک آتش سوزی در منطقه سن دیگو، دانشگاه ایالتی کالیفرنیا سن مارکوس را با بیش از ده هزار دانشجو تهدید می‌کرد. به لطف پاسخ سریع، اقدامات پیشگیرانه و اتاق خبر قوی، آن‌ها توانستند همه را از خطر نجات دهند!
اتاق خبر شما باید بتواند بدون توجه به شرایط فعال بماند. مثلا اگر قطعی برق رخ داد، فرقی ندارد ناشی از آتش سوزی‌های اطراف باشد یا بخاطر افزایش ترافیک بیش از انتظار. اگر انتظار ترافیک زیادی دارید (تعداد درخواست‌های ورود به صفحه به طور همزمان)، برای جلوگیری از خرابی سرور حد آستانه ترافیک ورودی را بالا در نظر بگیرید. با انجام این کار، این اطمینان حاصل می‌شود که اتاق خبر شما، بدون توجه به اینکه چند نفر سعی می‌کنند به آن دسترسی پیدا کنند، بدون هیچ مشکلی می‌تواند فعالیتش را ادامه دهد.
ویژگی‌های بحران برای تیم‌هایی مانند تیم شما طراحی شده است
اتاق خبر می‌تواند محل انتشار بیانیه هلدینگ به صورت PDF باشد یا می‌تواند به عنوان یک دارایی، به شما کمک کند تا یک بحران را با کمترین اختلال پشت سر بگذارید.
به طور کلی جدا از اینکه به شما این امکان را می‌دهد تا اخبار و بیانیه‌هایتان را به سرعت منتشر کنید و تعداد بازدیدکنندگان بیشتری را جذب کنید، اتاق خبر شما باید با چالش‌های تیم‌های روابط عمومی مدرن سازگار شود.
با وجود این که ابزارهای مدیریت بحران به طور گسترده در دسترس هستند، بسیار مهم است که خودتان هم در مورد نیازهای خاص تیم تان فکر کنید.
طرح‌های لایه باز لندینگ پیج‌ها
مجموعه ای از لندینگ پیج‌ها یا هاب‌های اطلاعاتی از قبل آماده که موقع بحران یا زمانی که فرصت کمی برای آماده شدن دارید، راه حل قابل توجهی به شمار می‌رود.
پخش زنده یا Live feeds
در طول یک بحران همه چیز می‌تواند لحظه به لحظه تغییر کند. برای ایجاد اعتماد حتما باید فعال و شفاف باشید. فیدها یا پخش زنده نشان دهنده این است که شما اطلاعات را بلافاصله بعد از کسب آن، منتشر می‌کنید. اکثر نرم افزارهای اتاق خبر به شما این امکان را می‌دهند تا فیدهای خود را با حساب‌های شبکه‌های اجتماعی‌تان ادغام کنید. اگر از نیوزروم آنلاین استفاده می‌کنید، می‌توانید فیدهای خبری به روز ایجاد و مستقیماً به نسخه‌های خود اضافه کنید.
تغییر مسیرهای اضطراری یا Emergency redirects
هنگامی که یک بحران به تازگی رخ داده است، افراد برای کسب اطلاعات به یک منبع واحد رجوع می‌کنند که این باعث ترافیک سایت می‌شود. تغییر مسیرهای اضطراری می‌تواند برای اطمینان از هدایت ترافیک به جایی دیگر باشد تا افراد بتوانند تمام اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنند. دقت کنید، از تغییر مسیرها با دقت استفاده کنید تا وضعیت را بدتر از آنچه هست نکنید!
سئو
مسلما همه شما را دنبال نمی‌کنند و نمی‌دانند که در مورد اتفاقات رخ داده چه می‌خواهید بگویید، بنابراین مهم است که محتوای اتاق خبر شما به راحتی توسط موتورهای جستجو قابل ردیابی باشد و سئوی خوبی داشته باشد.
اتاق خبر به عنوان یکی از ابزارهای روابط عمومی، راه بسیار مفید و موثر برای کنترل و مدیریت بحران است. امروزه با پیشرفت تکنولوژی هم اتاق‌های خبرآنلاین به طور گسترده در سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد.
اگر شما تا به حال اتاق خبر نساخته اید، می‌توانید همین حالا در سایت نیوزروم اقدام کنید!
