شروع هر پروژه، باید در یک مسیر درست باشد. بهترین راه برای انجام این کار، داشتن یک جلسه شروع پروژه یا همان کیک آف میتینگ است.
کیک آف میتینگ، لحن پروژه و انتظارات را تعیین می‌کند و کمک می‌کند تا همه دچار اتفاق نظر بشوند. در این مقاله، بررسی می‌کنیم که کیک آف میتینگ چیست و چرا مهم است، انواع متداول جلسات آغاز پروژه چیست، نحوه آماده شدن و اجرای موفق یک جلسه آغازین چگونه است.
کیک آف میتینگ چیست؟
کیک آف میتینگ یا جلسه شروع پروژه، اولین جلسه ای است که در ابتدای هر پروژه برگزار می‌شود. این جلسه، فرصتی است برای تیم پروژه تا گرد هم آمده و اهداف، نقش‌ها و انتظاراتشان را تعیین کنند. جلسه آغازین معمولاً توسط مدیر پروژه رهبری می‌شود و همه اعضای تیم، ذینفعان و هر طرف خارجی مرتبط در آن حضور دارند.
هدف از جلسه آغازین پروژه چیست؟
جلسه آغازین پروژه اهداف مختلفی را دنبال می‌کند، از جمله:
- تعیین اهداف و مقاصد
- تعیین نقش‌ها و مسئولیت‌ها
- تعیین انتظارات و جدول زمانی
- شناسایی ریسک‌ها و چالش‌ها
- همسو کردن ذینفعان
- برقراری رابطه بین اعضای تیم
این جلسات راهی عالی برای برقراری درک یکسان و همسویی نظرات است که در طول پروژه به ثمر خواهد رسید.
انواع متداول کیک آف میتینگ
با این که هر پروژه ای ویژگی‌های خاص خود را دارد، به طور کلی، دو نوع متداول از این جلسات وجود دارد:
۱. جلسه آغازین پروژه داخلی
یک جلسه آغازین پروژه داخلی، بین تیم پروژه و ذینفعان مربوطه مانند روسای بخش یا مدیران اجرایی برگزار می‌شود. این نوع جلسه آغازین بر ایجاد همسویی بین تیم و ایجاد یک برنامه روشن برای نحوه اجرای پروژه متمرکز است.
۲. جلسه آغازین پروژه خارجی یا در ارتباط با مشتری
یک جلسه اولیه خارجی یا در ارتباط با مشتری، با طرف‌های خارجی که تحت تأثیر پروژه قرار می‌گیرند، برگزار می‌شود. این نوع جلسه آغازین بر ایجاد رابطه با مشتری، تعیین اهداف و مقاصد و تعیین انتظارات متمرکز است.
چگونه برای یک کیک آف میتینگ موفق آماده شویم؟
برای آماده شدن برای یک جلسه موفقیت آمیز شروع پروژه، مراحل زیر را دنبال کنید:
۱. مطمئن شوید که مشکل اصلی را شناسایی کرده‌اید
ممکن است بدیهی تلقی شود، اما مهم ترین گام در هر پروژه، شناسایی مشکل واقعی است. در این صورت، هنگام مدیریت و بررسی اولویت‌های چندگانه، می‌توان به راحتی بر جنبه‌هایی از یک مشکل بزرگ‌تر تمرکز کرد.
قبل از برنامه ریزی کیک آف میتینگ، مطمئن شوید که همه در مورد مشکلی که پروژه برای حل آن در نظر گرفته شده است، هم عقیده هستند. اگر هرگونه سردرگمی یا اختلاف نظری وجود دارد، قبل از شروع جلسه برای حل آن وقت بگذارید.
۲. ذینفعان خود را شناسایی کنید و نحوه مشارکت آن‌ها را مشخص کنید
همه ذینفعانی را که در پروژه مشارکت خواهند داشت را شناسایی کنید و نحوه مشارکتشان را تعیین کنید. با انجام این کار مطمئن می‌شوید که مجموعه ای از دیدگاه‌های متنوع دارید.
برای انجام این کار، می‌توانید نقشه سهامداران تهیه کنید که در آن میزان سطح مشارکت، ترجیحات ارتباطی و نگرانی‌های بالقوه هر ذینفع، نمایش داده شود.
۳. یک دستور جلسه تهیه کنید
یک دستور کار دقیق طراحی کنید که شامل لیستی از شرکت کنندگان، اهداف جلسه و جدول زمانی برای جلسه باشد. داشتن یک دستور جلسه، افراد را تشویق می‌کند تا یک سری اقدامات لازم را پیش از برگزاری جلسه انجام دهند که این، اثربخشی زمانی که با هم در جلسه سپری می‌کنند را به حداکثر می‌رساند.
۴. برای طول جلسات کیک آف میتینگ، برنامه ریزی کنید
علاوه بر دستور کار جلسه ای که برای شرکت کنندگان طراحی می‌کنید، به موضوعاتی مانند اهداف پروژه، جدول زمانی، ریسک‌ها و چالش‌ها در طول جلسه ابتدایی، فکر کنید. همچنین زمان‌بندی جلسه خیلی مهم است. هنگام برنامه ریزی جلسات کیک آف میتینگ، حتما باید طوری برنامه ریزی کنید تا مطمئن شوید که بدون عجله یا بدون نیاز به زمان‌بندی مجدد، تمام نکات کلیدی را پوشش خواهید داد.
۵. ابزار مورد نیاز در طول جلسه را فراهم کنید
مطمئن شوید که ابزارهای مورد نیاز جلسه آغازین را در اختیار دارید؛ چیزهایی مثل تخته هوشمند، وایت برد یا نرم افزارهای کنترل پروژه شرکتی‌تان. بسته به محیط کاری خود، ممکن است بخواهید از یک ابزار و یا ترکیبی از چندین ابزار استفاده کنید. باید به دقت بهترین گزینه‌ها را برای تقویت تعامل و شفافیت در جلسه، در نظر گرفت.
چگونه یک کیک آف میتینگ را موفقیت آمیز اجرا کنیم؟
برای اجرای موفقیت آمیز جلسه آغازین، می‌توانید مراحل زیر را دنبال کنید:
۱. یک نمای کلی از پروژه ارائه دهید
با استفاده از دستور کار و اطلاعات حاصل از پیش اقدامات جلسه، یک نمای کلی از پروژه ارائه دهید که هدف پروژه، مشکلی که برای حل آن در نظر گرفته شده و نتیجه مورد نظر جلسه، تعیین شود.
۲. ذینفعان را معرفی و نحوه مشارکت آن‌ها را بیان کنید
گام بعدی این است که نقشه ذینفعان را بررسی کنید و توضیح دهید که هر یک از ذینفعان چگونه در پروژه مشارکت خواهند داشت. شناسایی ذینفعان و نحوه مشارکت آن‌ها، فرصتی مناسبی است تا هر گونه مسئله ای که می‌تواند پیشرفت شما را مختل کند را شناسایی کنید. بنابراین باید مطمئن شوید تا هر ذینفع این احساس را داشته باشد که فرصت مشارکت دارد.
۳. اهداف اولیه و شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) را مشخص کنید
اهداف اولیه پروژه (که به آن OKR هم می‌گویند) و شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) که برای اندازه گیری پیشرفت استفاده می‌شوند را تعیین کنید.
۴. اهداف اولیه و ثانویه پروژه را بررسی کنید و به چالش بکشید
اعضای تیم و ذینفعان را در یک بحث مشترک پیرامون اهداف پروژه درگیر کنید. اعضای تیم را تشویق کنید تا سوال بپرسند، ایده‌ها و نگرانی‌های خود را به اشتراک بگذارند و بازخورد ارائه کنند.
۵. موفقیت پروژه را تعریف و تعیین کنید
تعریف کنید که موفقیت برای پروژه چیست و مطمئن شوید که همه اعضای تیم معنای موفقیت پروژه را درک کرده اند. اگر با مشتریان یا ذینفعان خارجی کار می‌کنید، می‌توانید یک برنامه موفقیت متقابل ( mutual success plan) تهیه کنید. با داشتن یک برنامه موفقیت، یک سند شفاف خواهید داشت که توافقات و نتایج مورد نظر را منعکس می‌کند و شفافیت و مسئولیت‌پذیری را افزایش می‌دهد.
نتیجه‌گیری
به طور خلاصه، کیک آف میتینگ یا جلسه آغاز پروژه، گامی حیاتی در موفقیت هر پروژه است. برگزاری این میتینگ، به تیم اجازه می‌دهد تا اهداف و مقاصد‌شان را تعیین کنند، نقش‌ها و مسئولیت‌هایشان را روشن کنند و بین اعضای تیم و ذینفعان ارتباط برقرار کنند تا پروژه برای رسیدن به موفقیت، پیش برود!
