کنفرانس‌های خبری عموما توسط سیاستمداران، مقامات دولتی و شرکت‌های بزرگ برگزار می‌شوند تا بتوانند از طریق انواع رسانه‌ها و اتاق خبر، اطلاعات مهم را با عموم مردم به اشتراک بگذارند.
یک شرکت قبل از برگزاری کنفرانس خبری، ممکن است برای مشخص نمودن ماهیت رویداد، بیانیه‌ای مطبوعاتی منتشر کند.
شرکت این امکان را دارد که با دعوت از مطبوعات به کنفرانس‌های ویژه، یک خبر را در مطلوب‌ترین حالت خود ارائه دهد. شرکت‌های کمتر شناخته شده نیز ممکن است بخواهند با تسهیل پوشش خبری رویدادهای‌شان، جایگاه خود را در رسانه‌ها ارتقا دهند.
کنفرانس خبری چیست؟
کنفرانس خبری، رویدادی سازماند‌هی شده است که برای انتشار رسمی اطلاعات و پاسخ به سؤالات رسانه‌ها به ویژه مسائل خاص روابط عمومی برگزار می‌شود. در طول این رویداد، یک یا چند سخنران ممکن است برای حاضران سخنرانی کنند. پس از آن، خبرنگاران می‌توانند سوالات خود را بپرسند.
در شرکت‌ها، عموماً کنفرانس‌های خبری با ریاست مدیر عاملان، هماهنگ‌کنندگان مطبوعاتی یا مدیران روابط عمومی شرکت برگزار می‌شوند. با توجه به محدودیت منابع خبری شرکت‌ها، به ویژه در زمان ارائه گزارشات فصلی یا سالانه، ممکن است جلب توجه رسانه‌های اصلی دشوار باشد، مگر اینکه شرکت، اطلاعیه‌ای واقعا منحصر به فرد یا خبرساز داشته باشد.
چرا باید کنفرانس خبری داشته باشیم؟
دلایل زیادی وجود دارد که شرکت‌ها اقدام به برگزاری کنفرانس‌های خبری می‌کنند. ممکن است آنها برای انجام هر یک از موارد زیر فراخوان برگزاری کنفرانس خبری دهند:
- ارائه گزارش مالی، اخبار یا اختلاف نظرهای به وجود آمده؛
- خروج یکی از اعضاء هیئت مدیره یا اضافه شدن یک عضو جدید؛
- رونمایی از یک مرکز تولید جدید؛
- اعلام عرضه یک محصول جدید؛
- ادغام با یک شرکت دیگر؛
- تملک یک شرکت دیگر.
البته، اینها تنها تعدادی از مواردی است که یک شرکت ممکن است برای اطلاع‌رسانی و اعلام عمومی آن، اقدام به برگزاری کنفرانس خبری کند. در برخی موارد، شرکت‌ها قبل از انتشار اخبار، برای کنفرانس‌های خبری خود زمان‌بندی می‌کنند تا بتوانند از انتشار اخبار منفی پیش‌گیری کرده و صداقت شرکت را نشان دهند.
چطور یک کنفرانس خبری موفق اجرا کنیم؟
پیش از برگزاری کنفرانس خبری باید از برنامه‌ریزی، تمرین و اجرای ماهرانه این جلسات عمومی مطمئن شویم. نکات ساده‌ای وجود دارد که لحن ارائه شما را تعیین می‌کنند. البته تمرین و آماده‌سازی نیز بسیار مهم است. با ما همراه باشید تا برخی از این نکات را بررسی کنیم.
زبان بدن
در طول کنفرانس خبری، استفاده از حرکات طبیعی دست، قدم زدن یا حرکت کردن در پشت تریبون یا اشاره به اسلایدهای ارائه اشکالی ندارد. به یاد داشته باشید که با مخاطبان تماس چشمی برقرار کنید، حالت بدنی خوبی داشته باشید و از حالات مثبت صورت استفاده کنید.
گفتار
جملات را به آرامی و به صورت کامل بیان کنید. به یاد داشته باشید تغییر تن صدا به صورت طبیعی، صداقت‌تان را به مخاطب منتقل می‌کند. یادداشت‌های خود را با صدای بلند بخوانید و از خود در حال ارائه فیلم بگیرید. گرچه ممکن است در ابتدا یک ارائه ناخوشایند به نظر برسد، اما به شما این امکان را می‌دهد که هر عادت ناپخته و نامناسبی را اصلاح کنید.
محتوای ارائه
برای بهتر نشان دادن پیام خود، از عکس و فیلم استفاده کنید. از حداقل محتوای، به خصوص محتوای نوشتاری در اسلایدهایتان استفاده کنید تا مخاطبان به راحتی نکات کلیدی شما را بفهمند. ایده خوبی است که فایل ارائه‌تان را علاوه بر اینکه روی لپ‌تاپ‌تان دارید، بر روی ایمیل یا یک فلش مموری ذخیره کنید و همراه خود داشته باشید.
پاسخ به سؤالات
وقتی کسی سؤالی می‌پرسد، با صدای بلند صحبت کنید تا افکار شما به راحتی و با دقت شنیده و منتشر شود. به یاد داشته باشید سوالات منفی را با پاسخ‌های مثبت به سمت پیام اصلی‌تان هدایت کنید.
برخی کارها نیز در زمان ارائه کنفرانس خبری چندان جالب نیست و بهتر است از انجام آنها خودداری کنید. در ادامه به این موارد می‌پردازیم:
- پشت تریبون مخفی نشوید یا از حرکات منفی یا بسته مانند بازوهای جمع شده، وضعیت بد بدن یا حالت خالی صورت استفاده نکنید.
- خیلی سریع صحبت نکنید تا مخاطب‌تان بتواند پیام شما را به خاطر بسپارد. علاوه بر این، خواندن کلمه به کلمه یادداشت‌ها یا اسلایدها موجب از دست رفتن توجه مخاطبان شده و شما را ناآماده و بی‌تجربه نشان می‌دهد.
- برای اسلایدهای ارائه‌تان از فونت‌ها و رنگ‌های ناخوانا استفاده نکنید. اگر محتوای شما فنی است و برای توضیح دادن زمان ندارید، از کلمات اختصاری استفاده نکنید. مهم‌تر از همه، تنها به تکنولوژی و شناخت اصول فنی تکیه نکنید.
- در کنفرانس خبری از ارائه اطلاعات «محرمانه و خصوصی» اجتناب کنید. ممکن است مخاطبان ارائه شما را ضبط کنند. در واقع، همیشه فرض کنید که شخصی در حال ضبط ارائه شما است. اگر سوال سختی پرسیده شد، از عبارت “نظری ندارم” استفاده نکنید. این بهانه دو کلمه‌ای، معمولاً با احساس گناه همراه است. می‌توان آن را با عبارتی بهتر مانند «نمی‌دانم، اما آن را بررسی خواهم کرد» جایگزین کرد.
استفاده از این تاکتیک‌های ساده، اعتماد به نفس و اعتبار شما را افزایش می‌دهد و در عین حال شما و شرکت‌تان را به رهبران فکری صنعت تبدیل خواهد کرد.
نتیجه‌گیری
کنفرانس‌های خبری، برای پاسخ‌گویی در خصوص اخبار مثبت و منفی، معرفی محصول یا اطلاع‌رسانی به رسانه‌ها و مردم برگزار می‌شوند. اکثر کنفرانس‌های خبری از طریق بیانیه مطبوعاتی اعلام عمومی می‌شوند. یک بیانیه مکتوب خوب، ماهیت کنفرانس را مشخص می‌کند.
علاوه بر اعلام کنفرانس خبری، انتشار آن نیز باید به خوبی طراحی شود. ارائه کنفرانس باید واضح، مختصر و دقیق باشد اما باید به موضوع مورد نظر نیز رسیدگی کند، خواه این یک اعلامیه مثبت مانند معرفی محصول باشد یا پاسخ به اخبار منفی.
با برگزاری یک کنفرانس خبری خوب و مطلوب، شرکت‌ها می‌توانند برندشان را معرفی کنند و اقتدار بیشتری در بازار به دست آورند. معمولاً هزینه‌ی برگزاری یک کنفرانس خبری، بسیار کمتر از کمپین تبلیغاتی گسترده است.
نکته دیگر این است که چه کسی را دعوت کنیم. شرکت‌ها معمولاً فهرستی از رسانه‌هایی که از کنفرانس مطلع شده‌اند، همراه با نسخه‌ای از بیانیه مطبوعاتی دارند. دعوتنامه، درست مانند بیانیه مطبوعاتی، باید به خوبی طراحی شود تا حداکثر سطح علاقه افراد را جلب کند. اما برای صدور بیانیه مطبوعاتی‌تان قطعا داشتن یک اتاق خبر که ابتدای مقاله هم به آن اشاره کردیم مفید خواهد بود.
